为规范自管会整体机制的运作，使自管会工作有效的开展，并为以后做参考，特制定《绍兴文理学院大学生自我管理委员会档案管理制度》。
第一条归档的材料类别：学院各部门发放的通知材料、自管会成员名单、自管会各部门工作计划及工作总结、各项活动的组织方案及总结、各项活动的现场记录、自管会组织的各项评优结果、自管会选举的参选人员档案、自管会成员上交的辞职报告等材料。
第二条活动都必须包含活动方案，活动过程，活动总结存档。每类文件开头都必须写明包含的内容以方便查阅。
第三条档案要求用黑色水笔，或者打印稿：存档文件规格用A4大小纸张，禁止使用稿纸等有色有条纹的纸张，纸面清洁，书写工整，发送文件或者重要文件必须打印，大标题用三号，小标题用小四号，正文用五号，署名和日期用四号宋字字体。
第四条归档时，管理人员在场，直接由管理人员负责归档；若管理人员不在，由值班人员代为存放（在“代放处”），并在值班记录备份栏详细填写时间、份数、经手人、档案来源等，以备专人整理归档；管理员归档时，应详细填写档案管理记录。
第五条经办公室主任同意，任何人不得私自调阅档案，否则一经查实，自管会将追究其责任。
第六条调档案时，必须持有办公室主任的签字证明。必须有档案管理人员在场做详细记录，并在“备注”栏中注明调档人员姓名及原因和时间。
第七条档案一旦遗失，办公室人员应及时通知有关部门并及时补档。
第八条档案管理员不得私自翻看档案；未经有关部门同意，任何人不得擅自改动档案，否则一经查实，作严肃处理。
第九条案先按部门分类，再按档案分开；档案管理人员必须定期整理该查档案。
第十条条例自公布之日生效，本条例释权归绍兴文理学院学生公寓自我管理委员会。
绍兴文理学院学生公寓自我管理委员会
二○○六年三月二十五日
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