1、应尽量使用普通话，确有困难的使用书面语。讲话时声调要自然、清晰、柔和、亲切，音量不宜过高或过低；不讲粗话、脏话，不开过头的玩笑，不得以任何理由顶撞、讽刺、挖苦教职员工、学生及来访客人。
2、应使用礼貌用语，要“请”、“谢谢”不离口；当给对方造成不便时应说“对不起”；当有人表扬时应说“谢谢”、“您过奖了”、“请别客气，这是应该的”。
3、称校内教职员工、学生一般为“（这位）老师”、 “（这位）同志”、“（这位）同学”；师生来访应主动询问：“请问，有什么事？”
4、当师生、来访客人对我们的工作不理解、有误解时，应耐心解释，并说：“对不起（请原谅），按规定我们不能……，请您理解、支持”。
5、接听电话应迅速（一般在铃响三声内），应说：“您好，这是几幢学生公寓值班室”；铃声响过三次才接听时，应说：“对不起，让您久等了”；通完电话时要说：“再见”。如果接到打错电话，应说：“对不起，您打错了”。
6、当有事要请学生配合时，应说：“（某某∕这位）同学，请你协助/配合/支持”、“（某某∕这位）同学，你这样做是不对的（不文明的），请马上……”
7、遇上级领导、工作人员和教师来检查、指导工作，应主动出迎，说“您好，请多指导”或颔首致意；在他们离开时，应说“您慢走，再见”；遇有外来人员来访，应主动招呼：“请问您找谁？”并请他（们）认真登记；对到公寓推销的人员，则应告知：“学生公寓不接受任何形式的推销，请马上离开”。
8、禁忌语：对人叫“喂”，“我不知道”，“这事不归我管”、“不能进就是不能进”、“你去找领导好了”、“跟你说过了呀，怎么还不清楚”、“怎么这么烦”等
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